どのように受け入れ承諾書を作成したかについて、2024年度公費留学予定の学生20名にアンケートを行いました。
受け入れ承諾書の準備方法
Q.志望大学の受け入れ承諾書は、どのように準備しましたか？
A.以下、三つの方法に大別されました。
- 所属する（していた）大学の先生、学事課経由で依頼した。
- 志望大学のホームページで連絡先を調べて依頼した。
- その他（個人的なつながりなど）
それぞれの事例につきまして、具体的にどのように依頼したのかは以下の通りです。
1.所属する（していた）大学の先生、学事課経由で依頼した。
・ゼミの教授に志望理由書、学習計画書を添付し依頼しました。
・指導教授より依頼をお願いした上で、自分でもお願いのメールを志望大学の先生へ送りました。
・まず、所属する学校の先生に推薦状を書いていただけるような先生のお知り合いがいないかを聞きました。
その上で、快く承諾してくださり、自分のことを紹介する2分ほどの動画を送信して、推薦状を書いてもらいました。推薦状の準備はとても大変で困難でした。
・復旦大学はゼミの先生に推薦状を書いていただき、それをゼミの先生の知り合いの復旦大学の教授に中国語に翻訳したものを作成した。（事務室の場合はすぐに発行していただいたが、教授の場合は30-40人に1人しか返信は来なかったから諦めないことが重要。）
・所属する大学の先生がメールや電話で問い合せてくださりました。
浙江大学では、「学習計画書」が必要でした。また、南京大学では、「最終学歴証明書、学習計画書、パスポート写真、HSK合格証明書、在学成績証明書」を添付しました。
2.志望大学のホームページで連絡先を調べて依頼した。
メールで依頼する場合と、大学の応募フォームにて直接申し込む場合がありました。
方法１：メールで承諾書が必要であることを連絡した。
【送った内容】
①自分の経歴。学習計画など。
Aさん「大学で学んでいること（名前、専攻、いつまで勉強するか）や趣味、経歴や自分の日中友好へのモチベーション、部活動などについてまとめた資料を作成し、それとは別で自分なりにそれらを話す動画を送った。」
Bさん「①なぜ受け入れ承諾書が必要が、②どのような用途で使うものなのか、③どのような形式の物が欲しいのか などを記載した。」
Cさん「協会に提出していた学習計画・小論文を中文で送り、それを踏まえて作成していただいた。」
（その他の例）
●南開大学での申請時は、大学のホームページから教授のメールアドレスを探し、中国語の学習計画書、友好協会の合格通知、HSKの結果を添付することで推薦状を作っていただいた。
●3つのすべての大学留学センターにメールで連絡しました。2つの大学は申請方法を教えてもらったあと大学の申請システムで個人情報の入力をして、「自分の顔写真、大学に所属する証明書類、hsk」などの書類を提出する流れでした。
●パスポートコピーや大学の在学及び成績証明書、健康診断結果など、奨学金申請時にも使うような書類を求められる場合が多かった。
②どのような書類が必要かを聞いた。
Aさん「メールで依頼先にどのような書類が必要かを聞き、その書類を準備した上で承諾書の依頼をした」
方法２：HPなど、オンライン申請フォームで登録した。
【送った内容】
Aさん「パスポートなどの基本資料に加え、自己紹介用の映像を作成した。」
Bさん「志望大学のホームページから連絡して大学指定の申請書を提出した。身分証明書など各大学で必要なものが異なる。メールで連絡すると詳細を教えていただけた。」
Cさん「浙江大学は事務室に聞いて推薦状を作って頂いた。事務室の場合はすぐに発行していただいた。」
困難だった点、注意した点
・事務室で依頼した場合は２日程度で承諾書を作成頂いたが、中国の大学教授に依頼した場合は３０～４０人に一名程度しか返信をもらえていなかった。粘り強く何度も連絡をとる必要がある。
・大学によっては１通目の返事ですぐに受け入れ承諾書を添付してくれたところもあったが、殆どの大学は必要書類(パスポートコピー、健康診断結果、所属大学の在学、成績証明書等、大学によって必要書類が違った)を揃えて再度返答をする必要があったり、別途大学自体のオンライン申請システムに登録する必要があった。
・大学とのやり取りがスムーズ(レスポンスが早い)でも、必要書類を揃えないとシステムでの申請及び審査をしてもらえない場合もあるので、受け入れ承諾書を入手するために必要になる可能性がある各書類は奨学金の申請締切日に間に合わせるというより、突然必要になってもいいように早め早めに準備をすることが大事だと感じた。
・大学によって必要なものが異なる。無犯罪記録証明書を求められる場合もあり、これは本来であれば警察に申請する必要がある。しかし、他の方法を調べた結果、自作の確約書に名前と日付を記入したものでも良い場合が殆どであるとわかり、それを提出したところそのまま受け取ってもらえた。
・やり取りはすべて中国語で行った。また、一部の文章は自身で書いたものが志望校の先生方に失礼がないよう、大学でお世話になった中国語の先生に添削していただいた。
・大学によっては中国国内における保証人の欄が必須で、メールで問い合わせをしたものの返信が来ませんでした。返信が来ない場合は、何度も連絡した方がいいかもしれないです。
3.その他（個人的なつながりなど）
Aさん「簡単な経歴ととこれまでの日中友好活動の記録をまとめた資料を作成した。」
Bさん「どちらも知り合いの二胡奏者からの紹介。大学の教授を紹介頂き、記載頂きたい文を含めた推薦状を仮でこちらで作成して送った。もう1校は事務局の先生を紹介して頂き、そちらは慣れていたようで、2日後には入学予約の書類がきました。」
Cさん「その大学に留学していた先輩から教授を紹介していただき、wechatで連絡を取った。パスポート写真を添付した。」
Dさん「OBに依頼。パスポートを添付しました。」
承諾書受け取りまでの平均日数
Q.依頼してから受け取りまでの日数はどれくらいかかりましたか？
A.一週間程度が最も多い結果となりました。
また、場合によっては連絡なし（送ったものの返信が来なかった）という事例もありました。一度連絡が来なくても、何度も連絡を取ることで返信をもらえた方もいるようです。
